漏れ安心！ムーニーエアフィット？！

初めての方は初めまして。

二度目の人は二度目まして。

三度目以上の人は、こんにちは！

おニューの手帳になりました、「とどろき」です。


３月スタートの手帳を使っていまして、

本日からおニュー手帳です☆



湯たんぽ独り占め中です☆


使い込んだ手帳も愛着がありますが、

なんか新しい手帳になるとそれはそれで、

わくわくしますよね♪


で、

今日は手帳を買ったってことで、

私なりの仕事管理術ってのを書いておきます☆


開業して早３年弱、

一人でお仕事してて怖いのが、

作業の「漏れ」です！


どれだけチェックをしたつもりでも、

一人だと同じところを見落としてしまったり、

同時進行の契約があったら、

ごっちゃになったりしちゃうもんなんです。


で、

私の管理方法は、

大きく二つの方法の組み合わせでやってます！


①PCで作業管理。

②手帳で日程管理。


まず①の作業管理ですが、

エクセルシートで、

「購入時のお客様作業」、

及び「売却時のお客様作業」ってのを

「買い付け段階・契約段階・本審査後段階」と３段階に分け、

思いつく限りの作業を羅列して雛形を作ってます。


で、

お客様のお申込み（買い付け）が入ると、

その契約管理のエクセルシートを準備し、

終わった作業はグレーで塗りつぶし、

契約になる前に「買い付け段階」作業が全てグレーになっているかって感じで、

作業の漏れがないようにチェックしています。


思いつく限りの「行うべき作業」ってのは書いているつもりですが、

変わった契約なんかがある度に新しいチェック項目は雛形に追加され、

より精度は高め続けています☆



次に②の日程管理ですが、

これは契約作業なんかだけでなく、

お客様との約束なんかに活用しています。


具体的に私の手帳に書いてあるのは、

日付部分に「お客様アポ」、

日付の横に空きスペースがあるので「当日の行うべき作業」です。


日付部分に「お客様アポ」を書き込むのは当たり前でしょうが、

「当日の行うべき作業」ってのが私なりの管理ポイントです。


例えば、

お客様と電話でちょっとした話をしてて、

「実は新しく子供を授かって、半年後の８月に子供が生まれる予定なんです☆」って話が出た場合、

手帳の８月の部分に「〇〇様お子様誕生予定」って書き込んでおくとか、


同じくお客様と話して

「いついつまでに、固定資産税について調べておきますね」って言った場合、

実際に調べることができる最短の日付に作業として書き込んでおくんです。


（どうしても多くのお客様とお話ししていると忘れてしまうことってありますよね？
そういった内容が漏れないように、結構細かいことまで書いてます。）


基本的にお客様とお話ししたら、

何かしら次の予定が入るので、

どんな細かいことでも「とりあえず」先の日程部分に書き込んでおくと、

その日が来た時に思い出すことができますし、


その日やるべき作業リストってのが、

すでに手帳に出来ている状態になっていますし、


立て込んでてその日に作業が出来ない内容は

優先順位をつけて、

また先の日付に再記入すれば漏れることがありません☆


「手帳じゃなくてipad等で統一管理が楽じゃないか？」って言われたこともあるんですが、

この間のPC壊れたじゃないですが、

壊れたり、電池が切れたりってリスク管理を考えると、

一人で働いてて他の人に情報共有する必要がない私は、

手帳さえあれば

お客様との約束を破ることなく仕事が出来る状態でいれますので、

しばらくはこのスタイルで変わらないと思います。


とまぁ、

手帳を買った喜びで、

私なりの作業管理方法っての書きましたが、

今読み返してみてしみじみと

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誰の参考にもならない気がしますねぇ。。。